Mesmo hoje, em meados de 2022, próximo à chegada da versão 4.0 do CFDI, ainda há dúvidas sobre o formato em que os recibos de folha de pagamento devem ser entregues. Por isso, vamos analisar essa questão para esclarecer todas as dúvidas.
O que a lei diz sobre a entrega de recibos de folha de pagamento?
Há principalmente duas leis que obrigam o empregador a fornecer um recibo com as informações sobre o que está sendo pago e deduzido dos funcionários na folha de pagamento: uma é a Lei Federal do Trabalho (LFT) e a outra é a Lei do Imposto de Renda (LISR).
Legislação Trabalhista Federal e Recibos de Folha de Pagamento
O artigo 101, terceiro parágrafo, da LFT estabelece inicialmente o direito dos trabalhadores de ter acesso a informações detalhadas sobre itens de pagamento e deduções.
Esse direito é correlato à obrigação, por parte do empregador, de fornecer essas informações na forma de um recibo de pagamento. E é exatamente esse recibo de pagamento que deve ser fornecido, no artigo acima mencionado, que indica o seguinte:
"Recibos de pagamento devem ser entregues ao funcionário em formato impresso ou por qualquer outro meiosem prejuízo do fato de que o empregador deve entregá-lo em formato impresso quando o trabalhador assim o solicitar.
Como se pode observar, a entrega dos recibos de folha de pagamento deve ser feita em formato impresso ou por qualquer outro meio, e qualquer outro meio inclui o formato digital, por essa razão, fica muito claro que não há uma única forma de entrega, embora se o funcionário solicitar um recibo em formato impresso, é assim que ele deve ser entregue.
Lei do Imposto de Renda e recibos de folha de pagamento
Do lado da LISR, encontramos no artigo 99, seção III, a obrigação do empregador de entregar o recibo de imposto correspondente aos pagamentos feitos aos trabalhadores.
É assim que encontramos a obrigação redigida:
III."Emitir e emitir e entregar recibos fiscais às pessoas que receberem pagamentos pelos conceitos mencionados neste Capítulo, na data em que o desembolso correspondente for efetuado...".
Esse artigo apenas estabelece a obrigação de entregar o recibo fiscal, mas não indica o formato em que ele deve ser entregue.
Legislação secundária do LISR
É na legislação secundária que o formato para sua entrega é definido.
A regra 2.7.5.2 da Resolução de Impostos Diversos para 2022 estabelece o formato a ser usado para cumprir essa obrigação.
2.7.5.2"Para os fins dos artigos 29, segundo parágrafo, seção V da CFF e 99, seção III da Lei do Imposto de Renda, os contribuintes devem entregarão ou enviarão aos seus trabalhadores o CFDI em um arquivo com o formato eletrônico XML da remuneração abrangida.
Os contribuintes que não puderem cumprir as disposições do parágrafo anterior, poderão apresentar uma representação impressa do CFDI. do CFDI.
Como também pode ser visto nessa regra, a entrega do CFDI da folha de pagamento deve ser entregue em formato eletrônico, permitindo a entrega em formato impresso quando for impossível a entrega em formato digital.
Após analisar essas duas referências legais, podemos concluir que a entrega de recibos de folha de pagamento pode ser feita tanto em formato eletrônico quanto impresso, pois ambos os formatos são permitidos por ambas as legislações.
Se ambas as opções forem válidas, ele só precisará ser enviado em formato impresso em dois casos:
- Quando o trabalhador assim o solicitar.
- Onde a entrega em formato digital é impossível.
Portanto, analise os custos e as despesas que cada formato gera e escolha o que melhor se adapta à sua empresa (e ao planeta).
Lembre-se de que, para se manter atualizado sobre o mundo da folha de pagamento e tudo o que o envolve, você não pode perder as atualizações em nosso blog.
