Aún hoy en pleno 2022, cerca la llegada de la versión 4.0 del CFDI, todavía hay dudas respecto al formato en el que se deben entregar los recibos de nómina. Por lo que aquí vamos a analizar este tema para despejar dudas.
¿Qué dice la ley sobre la entrega de los recibos de nómina?
Tenemos principalmente dos leyes que obligan al patrón a entregar un comprobante con la información de lo que se le está pagando y descontando a los colaboradores en las nóminas, una es la Ley Federal del Trabajo (LFT) y la otra es la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR).
Ley Federal del Trabajo y los recibos de nómina
La LFT en su artículo 101, tercer párrafo, establece inicialmente el derecho de los trabajadores a tener acceso a la información detallada de los conceptos y deducciones de pago.
Este derecho es correlativo a la obligación por parte del patrón de entregarle dicha información a través de un recibo de pago. Y precisamente, este recibo de pago que debe entregarse, en dicho artículo indica lo siguiente:
“Los recibos de pago deberán entregarse al trabajador en forma impresa o por cualquier otro medio, sin perjuicio de que el patrón lo deba entregar en documento impreso cuando el trabajador así lo requiera.”
Como bien puede observarse, la entrega de los recibos de nómina, se debe entregar en forma impresa o por cualquier otro medio, y cualquier otro medio incluye el formato digital, por tal motivo, queda muy claro que no hay una única forma para su entrega, aunque eso sí, si el colaborador solicita su recibo de forma impresa, así se le debe entregar.
Ley del Impuesto Sobre la Renta y los recibos de nómina
Por el lado de la LISR, encontramos en el artículo 99, fracción III la obligación patronal de entregar el comprobante fiscal correspondiente a las percepciones que se le pagan a los trabajadores.
Así encontramos redactada la obligación:
III. “Expedir y entregar comprobantes fiscales a las personas que reciban pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, en la fecha en que se realice la erogación correspondiente...”
En dicho artículo sólo queda establecida la obligación de entrega del comprobante fiscal, pero no indica el formato en el que se deberá entregarse.
Legislación secundaria de la LISR
Es en la legislación secundaria en donde se establece el formato para su entrega.
En la Resolución Miscelánea Fiscal para el ejercicio 2022 encontramos la regla 2.7.5.2 en donde se establece el formato a utilizar para el cumplimiento de esta obligación.
2.7.5.2. “Para los efectos de los artículos 29, segundo párrafo, fracción V del CFF y 99, fracción III de la Ley del ISR, los contribuyentes entregarán o enviarán a sus trabajadores el CFDI en un archivo con el formato electrónico XML de las remuneraciones cubiertas.
Los contribuyentes que se encuentren imposibilitados para cumplir con lo establecido en el párrafo anterior, podrán entregar una representación impresa del CFDI.”
Como también se puede observar en esta regla, la entrega del CFDI de nómina, se debe entregar en formato electrónico, permitiendo la entrega en formato impreso cuando haya imposibilidad de entrega en el formato digital.
Después de analizar estas dos referencias legales, podemos concluir que la entrega de los recibos de nómina se podrá hacerse, tanto en formato electrónico, como en formato impreso, pues los dos formatos están permitidos por ambas legislaciones.
Siendo válidas ambas opciones, sólo se tendrá que entregar de forma impresa en dos únicos casos:
- Cuando el trabajador lo solicite.
- Cuando sea imposible la entrega en formato digital.
Por lo anterior, analiza los costos y gastos que cada formato genera y elige el que más le convenga a tu empresa (y al planeta).
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