Fazer a folha de pagamento internamente não é uma tarefa fácil. E começar a gerá-la do zero pela primeira vez pode gerar muitas dúvidas, como: "Qual é a melhor maneira de fazer isso?
Que medidas devo tomar para gerar uma folha de pagamento ou como posso garantir que meus funcionários sempre recebam o valor correto, mesmo que haja descontos ou bônus a serem considerados em seu salário?
Para ajudá-lo a solucionar essas dúvidas sobre esse processo, gostaríamos de compartilhar com você os aspectos básicos que você deve levar em conta para gerá-lo corretamente.
O que é o prenominal?
O pré-pagamento é o cálculo que você deve gerar antes que os salários sejam pagos e representa uma responsabilidade compartilhada dos departamentos de contabilidade e de recursos humanos para garantir que cada funcionário seja pago com precisão pelo seu trabalho em um determinado momento, seja ele semanal, quinzenal ou mensal.
O processo pré-pagamento significa uma contagem detalhada do tempo trabalhado, bem como a coleta de todos os incidentes individuais que possam ter ocorrido durante o ciclo de pagamento de cada funcionário.
Com base nesses dados, é feito o cálculo final da folha de pagamento.
Daí a importância de ter total controle e eficiência no registro de cada incidente relacionado aos seus funcionários.
Quais são as incidências na folha de pagamento?
Esses são fatores que podem mudar de mês para mês e afetar o pagamento de um funcionário, por isso é importante manter um controle detalhado da folha de pagamento, bem como registrar todas as movimentações de seus funcionários.
Algumas das questões que você deve considerar em sua folha de pagamento são:
- Ausências: a vida é imprevisível e ninguém sabe quando alguém da equipe precisará se ausentar do trabalho por motivo de força maior. É por isso que as empresas precisam mostrar flexibilidade com seus funcionários e concordar com um determinado número de ausências permitidas, seja em uma quinzena ou em um mês.
Mas, é claro, também é muito importante que os envolvidos relatem o imprevisto o mais rápido possível, a fim de evitar penalidades financeiras se um determinado número de faltas for acumulado.
- Atrasos: Há muitos fatores externos que podem fazer com que uma pessoa se atrase; no entanto, é importante que os funcionários antecipem os fatores que podem ocorrer no trajeto para o trabalho a fim de chegar a tempo e evitar incidentes de atraso.
- Omissões de registro de entrada e saída: a grande maioria das empresas controla o registro de entrada e saída de seus funcionários, portanto, uma parte importante é manter um registro correto de entrada e saída; no entanto, se você se esquecer de fazer isso, é importante notificar esse fato para que ele seja levado em consideração ao fazer o relatório.
- Dias pessoais: esses dias são gerenciados a critério da organização; por exemplo, em muitos casos, há empresas que trabalham o ano todo (inclusive feriados) e é por isso que os funcionários podem tirar um ou dois dias pagos por mês, dependendo do esquema de trabalho gerenciado internamente.
- Incapacidade: às vezes, um funcionário pode ficar doente ou sofrer um acidente que o impeça de trabalhar, razão pela qual esse tipo de situação precisa ser notificado e os documentos correspondentes devem ser apresentados de acordo com o Instituto Mexicano de Seguridade Social (IMSS), para que o registro correspondente possa ser mantido e os valores a serem pagos possam ser ajustados.
- Licença maternidade: nesse caso, é importante observar que a lei permite que as funcionárias tirem 84 dias de licença remunerada antes e depois do parto, e que os novos pais têm direito a cinco dias de licença remunerada.
- Período de amamentação: Esse período se aplica durante os seis meses após o parto, durante os quais as funcionárias têm direito a dois intervalos de meia hora por dia ou a uma redução de uma hora em sua jornada de trabalho.
- Férias: Também deve ser levado em conta que, ao completar um ano na empresa, o funcionário tem direito a gozar pelo menos 12 dias de férias remuneradas, que também têm impacto no cálculo da folha de pagamento final.
Quais são as percepções na folha de pagamento?
Os pagamentos são todos os rendimentos econômicos que um funcionário receberá em seu contracheque de acordo com as funções que ele desempenha na empresa.
Eles são os mesmos que normalmente são considerados no momento de integrar as equipes e que são levados em conta até mesmo no processo de seleção, portanto, servem como base para a pré-nomeação.
Algumas das percepções a serem consideradas são:
- Salário: trata-se, simplesmente, do seu salário, ou seja, a quantia de dinheiro que você recebe regularmente pelo trabalho que faz.
- Horas extras: Quando o trabalhador tem que trabalhar mais do que o tempo estabelecido em seu contrato, é necessário pagar em sua folha de pagamento o tempo proporcional às horas normais de trabalho, no entanto, isso não deve exceder um determinado número de horas.
- Bônus: muitas empresas procuram incentivar seus funcionários por meio de um bônus com valor monetário, seja por pontualidade, cumprimento de objetivos ou antiguidade, e é a mesma organização que estabelece os valores e/ou a periodicidade desses bônus.
Como você pode ver, esse é apenas o ponto de partida, pois há muitos outros itens que temos de levar em conta e que afetam nossos registros e pagamentos no final do período.
O que são deduções na folha de pagamento?
As deduções na folha de pagamento são a parte que é deduzida do salário e o funcionário deve ser sempre informado sobre os possíveis efeitos em seu salário final.
Essa é a parte mais complexa de todo o processo, pois, se não houver um controle claro sobre cada caso, pode levar a mal-entendidos, reclamações ou reivindicações da força de trabalho.
Algumas das deduções na folha de pagamento que são consideradas por lei nas empresas são
- INFONAVIT: Cada trabalhador tem o direito de adquirir um patrimônio, e é por isso que todos os meses uma parte é deduzida e vai para o fundo de poupança dessa empresa.
- Previdência social: a saúde é uma das questões mais sensíveis e importantes no dia a dia, e é por isso que todos os funcionários de uma empresa devem estar registrados no IMSS, no ISSSTE ou ter acesso a um seguro de saúde privado.
- ISR ou imposto de renda: O imposto de renda é calculado com base na tabela publicada no Diário Oficial da Federação com relação à Miscelânea Fiscal para 2022.
- Fundo de aposentadoria: o Sistema de Poupança para Aposentadoria é uma dedução opcional, e cada funcionário tem o direito de decidir se deseja ter uma conta em qualquer uma das instituições financeiras autorizadas pela Lei sobre Sistemas de Poupança para Aposentadoria.
- Caixa de poupança: esse benefício não é obrigatório, mas algumas empresas o operam e significa uma parte do salário que é retida do funcionário, mas liberada no final de cada ano.
É importante levar em conta que a maioria dessas deduções é prevista por lei, portanto, é importante incluí-las nos relatórios não apenas para o cálculo das operações diárias e das despesas orçamentárias, mas especialmente no caso de uma auditoria ou da saída de um funcionário, a fim de evitar problemas financeiros, contábeis ou jurídicos.
Como você pode automatizar a folha de pagamento?
No entanto, à medida que as empresas crescem, os funcionários mudam de cargo, de responsabilidade ou de horário de trabalho, é preciso considerar ainda mais fatores que complicam o processo e exigem maior controle.
É inevitável cometer erros em processos manuais, mas é preciso ter muito claro que esse tipo de erro pode ser muito oneroso, além de gerar aborrecimentos e mal-entendidos com os funcionários.
É por isso que é essencial investir em tecnologia e na digitalização do departamento de Recursos Humanos e Folha de Pagamento.
É por isso que qualquer empresa em crescimento está nesse momento-chave para mudar do Excel para uma ferramenta que agilize o processo com uma margem mínima de erro que evite custos extras devido a falhas no gerenciamento de algo tão delicado como a folha de pagamento.
Com o apoio da plataforma certa, os gerentes de RH e de folha de pagamento podem investir melhor seu tempo em tarefas estratégicas que lhes permitam concentrar suas energias em benefício dos objetivos comerciais, em vez de desperdiçar horas valiosas fazendo cálculos manuais.
Por que devo usar o software de RH para calcular a pré-nomeação?
Em primeiro lugar, porque com um software de RH como o Worky você poderá acompanhar melhor os incidentes, as deduções e as percepções e não precisará se preocupar em esquecer de registrar todas as informações de cada um de seus funcionários.
Além disso, a Worky está totalmente integrada com Zentriconde você pode converter sua folha de pagamento em folha de pagamento em segundos.
Além de benefícios como:
- Economia de tempo no cálculo, evitando ao máximo o número de erros comuns e recorrentes, como o esquecimento de contabilizar horas extras, férias ou ausências.
- Automação de um processo que pode ser complicado e repetitivo a cada quinzena ou a cada mês ao longo do ano.
- Digitalização de sua empresa e, especialmente, do departamento de recursos humanos, centralizando essas informações importantes e confidenciais.
- Segurança de que suas informações estão disponíveis na nuvem para acesso a qualquer momento.
O ideal e mais aconselhável é usar um software de Recursos Humanos que não apenas registre os incidentes e calcule a folha de pagamento, mas também cuide de outras tarefas de vital importância para o negócio, como ter um diretório e um organograma de todos os funcionários, um calendário para saber aniversários, feriados, relógio de ponto e até mesmo um aplicativo móvel para ter todas essas informações na palma da mão.
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