Os registros administrativos são documentos privados e internos da empresa, que servem para registrar as ações de um funcionário (às vezes por ter cometido um delito), às vezes refletindo o resultado de uma investigação, e geralmente servem para iniciar um procedimento disciplinar ou de rescisão do vínculo empregatício.
O que a lei diz sobre atos administrativos?
A legislação trabalhista federal não torna obrigatória a elaboração desse tipo de documento ou certificado.
Mesmo assim, muitas organizações recomendam seu uso porque registram a maneira, a hora e o local dos atos ou fatos que afetam o vínculo empregatício, o que servirá como prova no caso de um processo trabalhista.
Em quais casos um ato administrativo se aplica?
Eles geralmente estão em evidência:
- Ausências não justificadas
- Não cumprimento das horas de trabalho
- Não cumprimento das medidas de saúde e segurança ocupacional
- Comportamento violento
- Assédio ou bullying (no local de trabalho ou sexual)
- Consumo de álcool ou drogas durante o dia de trabalho
- Uso inadequado de ferramentas de trabalho fornecidas pela empresa.
- Roubo ou dano aos ativos da organização
Quais informações devem ser incluídas em um registro administrativo?
Cada registro administrativo deve conter, no mínimo:
- Data, local e hora da produção
- Pessoa que cometeu o delito e as pessoas afetadas
- Detalhe a falha ou não conformidade com o máximo de informações possível.
- Possíveis consequências
- Resposta do contribuinte, evidência para sua defesa.
Caso a questão tenha que ser levada à Justiça Federal e ao Centro Federal de Conciliação e Registro do Trabalho, é muito importante incluir os seguintes itens para que a autoridade valide o documento:
- Escolha testemunhas que tenham presenciado os atos ou fatos. Elas também podem prestar depoimento
- A redação do documento deve ser em "linhas retas" para evitar qualquer alteração de seu conteúdo.
- Numere as folhas (indique se elas foram escritas em um ou nos dois lados).
- Inclua a assinatura dos participantes, na margem e na parte inferior de cada página (se possível, peça ao colaborador que aponha sua impressão digital).
- Inclua cópias dos documentos de identidade oficiais das pessoas envolvidas.
De acordo com os artigos 780, 796, 797 e 800 da Lei Federal do Trabalho:
Quando esse documento é fornecido com a finalidade de comprovar a rescisão justificada do contrato de trabalho para o empregador, seu escopo e força demonstrativa exigem sua perfeição por meio da ratificação de seu conteúdo e assinatura pelo empregador, pelo empregado e pelas testemunhas de acusação.
Isso permitirá que o funcionário faça perguntas ao empregador e aos supostos perpetradores e apresente uma defesa.
Esperamos que você nunca tenha que chegar a esse ponto, mas é melhor estar preparado para qualquer eventualidade.
Por fim, é importante lembrar que, de acordo com o Centro de Conciliação Trabalhista, essas disputas geralmente são resolvidas em uma média de 45 dias.
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