Las actas administrativas son documentos privados e internos de las empresas, que sirven para dar constancia de la actuación de un trabajador (en ocasiones por haber cometido una falta), plasmando a veces el resultado de una investigación, y usualmente sirve para iniciar un procedimiento sancionador o rescisorio del vínculo laboral.
¿Qué dice la Ley sobre las actas administrativas?
La Ley Federal del Trabajo no marca como obligatorio elaborar este tipo de documento o constancia.
Aún así, muchas organizaciones recomiendan su uso porque en ellas se hacen constar en modo, tiempo y lugar, los actos o hechos que afectan la relación de trabajo, y que servirán como medio de prueba en caso de llegar a un juicio laboral.
¿En qué casos aplica una acta administrativa?
Usualmente evidencian:
- Ausentismos no justificados
- Incumplimiento de horarios laborales
- Faltar a las medidas de seguridad y salud en el trabajo
- Conductas violentas
- Hostigamiento o acoso (laboral o sexual)
- Consumo de alcohol o drogas dentro de la jornada de trabajo
- Uso inadecuado de las herramientas de trabajo otorgadas por la empresa
- Robo o daño de los bienes de la organización
¿Qué datos debe incluir una acta administrativa?
Toda acta administrativa debe contener al menos:
- Fecha, lugar y hora de su elaboración
- Persona que comete la falta y afectados
- Detallar la falta o el incumplimiento cometido con la mayor cantidad de información posible
- Posibles consecuencias
- Respuesta del colaborador, pruebas para su defensa.
En caso de que lo sucedido tenga que llegar a los Tribunales Federales y el Centro Federal de Conciliación y Registro Laboral es muy importante incluir lo siguiente para que la autoridad le dé validez al documento:
- Elegir testigos que hayan presenciado los actos o hechos. Éstos también pueden dar su declaración
- La redacción del documento debe ser a “renglón seguido” para evitar alguna alteración de su contenido
- Numerar las hojas (Se debe señalar si se escribieron por uno o ambos lados)
- Incluir la firma de los participantes, al margen y calce de cada página. (Si es posible, pedir al colaborador, que estampe su huella dactilar)
- Incluir copias de las identificaciones oficiales de los que intervinieron
Según los artículos 780, 796, 797 y 800 de la Ley Federal del Trabajo:
Cuando dicho documento se aporta con la finalidad de acreditar la rescisión laboral justificada para el empleador, para su alcance y fuerza demostrativa se requiere su perfeccionamiento a través de la ratificación de contenido y firma por parte del patrón, trabajador y de los testigos de cargo.
Esto permitirá que el empleado pueda realizar preguntas al patrón y a quienes le imputan los hechos, y así poder presentar una defensa.
Esperamos que nunca tengas que llegar a estas instancias, pero más vale estar preparados para cualquier suceso.
Por último, es importante recordar que, según el Centro de Conciliación Laboral, este tipo de conflictos suelen resolverse en una media de 45 días.
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