É muito normal que, em dezembro de cada ano, todos estejam com pressa para fazer preparativos de todos os tipos, e nós, os indicados, não somos exceção, e aqui vou falar sobre o famoso "fechamento anual da folha de pagamento".
A vida contábil das empresas é dividida em períodos anuais e, portanto, antes do "fechamento" do ano, verificamos se todos os cálculos, registros, dados, etc. estão completos, se estão corretos, se não há processos pendentes a serem realizados e se podemos "fechar" o período anual.
Para chegar a esse ponto, aqui estão três dicas nas quais você pode concentrar sua atenção antes de comer 12 uvas e comemorar a chegada de um novo ano com luzes:
"Carimbo das folhas de pagamento
É relativamente comum que alguns contracheques não tenham sido carimbados durante o ano, seja porque não foram carimbados:
- Faltavam dados como o RFC do colaborador.
- O certificado e.Firma e/ou selo digital expirou e não conseguimos marcar uma consulta no SAT (o contratempo mais comum desse ano de 2022).
- O código postal do contribuinte está incorreto e ele ainda não obteve o certificado de status fiscal.
Para aqueles que já migraram para a versão 4.0 do CFDI (lembro que há uma prorrogação até 31 de março de 2023 e, enquanto isso, podemos continuar carimbando com a versão 3.3 indistintamente).
A propósito, se o seu sistema de folha de pagamento não permitir mais que você carimbe com a versão 3.3... Alerta vermelho!
Reconciliação no SAT Payroll Viewer
A autoridade fiscal disponibilizou aos empregadores um "visualizador", que é um aplicativo em sua plataforma onde podemos revisar as informações concentradas que o SAT tem de todos os recibos de folha de pagamento que emitimos ao longo do ano, separados por:
- Mês
- Salários
- Assimilado
- Renda isenta e tributada
- Imposto de renda retido na fonte conforme declarado nos recibos em comparação com o informado nas declarações
O ideal é que tudo se iguale ao centavo, mas, se houver diferenças, você deve analisar o motivo e tomar medidas para corrigi-las.
As principais diferenças podem ser decorrentes de:
- Falta de carimbo nas folhas de pagamento
- Duplicidade de estampagem
- Erros na emissão de CFDI
- Erros no preenchimento de declarações que resultam em pagamentos a menor ou a maior
Entre outros.
Não negligencie essas diferenças, pois isso pode se tornar uma dor de cabeça no próximo ano, quando a autoridade as detectar e nos enviar "convites cuidadosos" na melhor das hipóteses.
Análise de itens isentos e tributáveis para fins de imposto de renda
É muito importante gerar um resumo anual de todas as nossas folhas de pagamento, no qual os valores dos itens de renda tributáveis e isentos são separados e podemos verificar se cumprimos os critérios da Lei do Imposto de Renda para definir os valores isentos.
Folha após folha temos o cuidado de não isentar mais ou menos, mas há números que saberemos o valor isento até o final do ano (porque a isenção na lei estabelece isso), por isso é importante fazer essa revisão e, se tivermos detectado erros, ainda há tempo para corrigi-los.
Você considera algum outro ponto importante para o fechamento das folhas de pagamento neste 2022? Deixe-me saber nos comentários.
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Até a próxima!
