Uma das dúvidas frequentes em relação aos recibos de folha de pagamento é se eles devem ser sempre entregues impressos em papel para obter a assinatura autógrafa do funcionário ou se os recibos digitais também são válidos sem a assinatura do funcionário.
Vamos revisar aqui as disposições que as regulamentam para saber o que fazer com os recibos.
A Lei Federal do Trabalho sobre Recibos de Folha de Pagamento
Vamos começar analisando a Lei Federal do TrabalhoO artigo 101, alterado em 1º de maio de 2019, acrescentou os parágrafos terceiro e quarto com a seguinte redação:
"Em todos os casos, o trabalhador deve ter acesso a informações detalhadas sobre os conceitos e as deduções do pagamento. Os recibos de pagamento deverão ser entregues ao trabalhador em formato impresso ou por qualquer outro meio, sem prejuízo de o empregador ter de entregá-los em formato impresso quando o trabalhador assim o exigir.
Aqui está bem claro que agora é permitido fornecer recibos de folha de pagamento "em formato impresso ou por qualquer outro meio".
E essa expressão é a base para que os empregadores possam entregar os recibos de folha de pagamento digitalmente, eletronicamente ou por qualquer outro meio, não mais apenas em papel.
E a dúvida em relação à entrega em meio eletrônico é que a assinatura do trabalhador não pode ser adicionada a esses arquivos digitais, por isso o parágrafo quarto do referido artigo dá a mesma validade aos recibos eletrônicos (sem a assinatura do trabalhador) e aos recibos impressos em papel (com a assinatura do trabalhador), observemos:
"Os recibos impressos devem conter a assinatura autógrafa do trabalhador para que sejam válidos; os recibos de pagamento contidos nos comprovantes fiscais digitais via Internet (CFDI) podem substituir os recibos impressos; o conteúdo de um CFDI será comprovado se for verificado no portal da Internet do Serviço de Administração Tributária; se for validado, aplicar-se-á o disposto na seção I do artigo 836-D desta Lei."
Com essa redação, fica completamente claro que os recibos eletrônicos de folha de pagamento como CFDIs de folha de pagamento podem substituir os recibos de papel, de modo que, se os recibos de papel não foram entregues, mas os CFDIs de folha de pagamento foram emitidos, eles são igualmente válidos como os de papel, portanto, não é mais necessário imprimir adicionalmente os CFDIs em papel e coletar as assinaturas autógrafas dos funcionários.
A lei do imposto de renda sobre recebimentos de folha de pagamento
Quanto às disposições fiscais, constatamos que o artigo 99 da Lei do Imposto de Renda Lei do Imposto de Rendaem sua terceira seção são as obrigações do empregador de:
"III. QuestãoyIII. emitir e entregar recibos fiscais às pessoas que receberem pagamentos dos itens referidos neste Capítulo, na data em que for efetuado o desembolso correspondente, os quais poderão ser utilizados como comprovante ou recibo de pagamento para os fins da legislação trabalhista a que se referem os artigos 132, incisos VII e VIII, e 804, parágrafo primeiro, incisos II e IV, da CLT".
A obrigação de emitir o recibo fiscal é cumprida ao "carimbar" os recibos da folha de pagamento, mas ainda há a segunda obrigação, que é a entrega dos recibos.
Na regra 2.7.5.2. da Resolução de Impostos Diversos para o ano fiscal de 2022, temos as indicações da autoridade fiscal com relação ao cumprimento dessa obrigação.
"Entrega do CFDI para folha de pagamento
2.7.5.2. Para os fins dos artigos 29, segundo parágrafo, seção V da CFF e 99, seção III da Lei do Imposto de Renda, os contribuintes deverão entregar ou enviar a seus funcionários o CFDI em um arquivo com o formato XML eletrônico da remuneração coberta.
Os contribuintes que não puderem cumprir as disposições do parágrafo anterior poderão apresentar uma representação impressa do CFDI. Essa representação deverá conter, no mínimo, os seguintes dados:
I. O fólio fiscal.
II. O código RFC do empregador.
III. O código RFC do funcionário.
Os contribuintes que disponibilizarem aos seus funcionários um site ou endereço eletrônico que lhes permita obter a representação impressa da CFDI, serão considerados como tendo cumprido a entrega da mesma.."
A partir dessa regra, podemos resumir que:
- O arquivo a ser entregue aos trabalhadores é o que está no formato XML (eletrônico).
- A obrigação de entregar em papel somente se aplica quando não for possível entregar em formato digital.
- Se eles tiverem acesso a uma página ou endereço eletrônico para que possam obter a representação impressa, já terão cumprido a obrigação de entrega.
E com essas bases legais, podemos concluir que:
- Nem a legislação trabalhista nem as disposições fiscais exigem a entrega de recibos de folha de pagamento em papel.
- Os recibos eletrônicos são tão válidos quanto os recibos em papel, mesmo que não sejam assinados pelos funcionários.
- Ambos os regulamentos são cumpridos ao emitir CFDIs e enviá-los usando aplicativos da Web, endereços de e-mail ou qualquer outra forma de entrega eletrônica.
Espero que agora todas as suas dúvidas com relação ao formato de entrega dos recibos de folha de pagamento tenham sido esclarecidas.
Por fim, gostaria de convidá-lo a assinar o blog da Zentric para que você não perca nenhum detalhe sobre o mundo da folha de pagamento.
Até a próxima!
