Una de las dudas que frecuentemente se tienen respecto a los recibos de nómina es que si estos siempre se deben entregar impresos en papel para obtener la firma autógrafa del trabajador, o también son válidos los recibos digitales sin la firma del trabajador.
Revisemos aquí las disposiciones que los regulan para saber qué hacer con los recibos.
La Ley Federal del Trabajo sobre los recibos de nómina
Comencemos revisando la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 101 reformado el 1° de mayo de 2019, se le agregaron los párrafos tercero y cuarto para quedar como sigue:
“En todos los casos, el trabajador deberá tener acceso a la información detallada de los conceptos y deducciones de pago. Los recibos de pago deberán entregarse al trabajador en forma impresa o por cualquier otro medio, sin perjuicio de que el patrón lo deba entregar en documento impreso cuando el trabajador así lo requiera.”
Aquí tenemos muy claro que ahora se permite entregarse los recibos de pago de la nómina “en forma impresa o por cualquier otro medio”.
Y esta expresión es el sustento para que los patrones puedan entregar los recibos de nómina por medios digitales, electrónicos o cualquier otro medio, ya no únicamente en papel.
Y la duda respecto a la entrega en medios electrónicos es que a estos archivos digitales no se les puede agregar la firma del trabajador, por lo que el cuarto párrafo del mencionado artículo le da la misma validez a los recibos electrónicos (sin la firma del trabajador) que a los recibos impresos en papel (con la firma del trabajador), observemos:
“Los recibos impresos deberán contener firma autógrafa del trabajador para su validez; los recibos de pago contenidos en comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI) pueden sustituir a los recibos impresos; el contenido de un CFDI hará prueba si se verifica en el portal de Internet del Servicio de Administración Tributaria, en caso de ser validado se estará a lo dispuesto en la fracción I del artículo 836-D de esta Ley.”
Con esta redacción, queda completamente claro que los recibos de nómina electrónicos como CFDI de nómina, pueden sustituir a los recibos impresos en papel, por lo que, si no se entregaron recibos impresos en papel, pero sí se emitieron CFDI de nómina, estos son igualmente válidos que los de papel, por lo tanto, ya no se requiere adicionalmente imprimir en papel los CFDI y recabar las firmas autógrafas de los trabajadores.
La Ley del ISR sobre los recibos de nómina
Pasando a las disposiciones fiscales, encontramos que el artículo 99 de la Ley del ISR, en su fracción tercera están las obligaciones patronales de:
“III. Expediryentregar comprobantes fiscales a las personas que reciban pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los cuales podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132 fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal de Trabajo.”
La obligación de expedir el comprobante fiscal se cumple al “timbrar” los recibos de nómina, pero aún queda la segunda obligación que es la entrega de estos.
En la regla 2.7.5.2. de la Resolución Miscelánea Fiscal para el Ejercicio Fiscal de 2022, tenemos las indicaciones de la autoridad fiscal respecto al cumplimiento de esta obligación.
“Entrega del CFDI por concepto nómina
2.7.5.2. Para los efectos de los artículos 29, segundo párrafo, fracción V del CFF y 99, fracción III de la Ley del ISR, los contribuyentes entregarán o enviarán a sus trabajadores el CFDI en un archivo con el formato electrónicoXML de las remuneraciones cubiertas.
Los contribuyentes que se encuentren imposibilitados para cumplir con lo establecido en el párrafo anterior, podrán entregar una representación impresa del CFDI. Dicha representación deberá contener al menos los siguientes datos:
I. El folio fiscal.
II. La clave en el RFC del empleador.
III. La clave en el RFC del empleado.
Los contribuyentes que pongan a disposición de sus trabajadores una página o dirección electrónica que les permita obtener la representación impresa del CFDI, tendrán por cumplida la entrega de los mismos.”
De esta regla podemos resumir que:
- El archivo a entregar a los trabajadores es el que está en formato XML (electrónico).
- Únicamente se tiene la obligación de entrega en papel cuando no pueda ser posible su entrega en archivo digital.
- Si se les da acceso a una página o dirección electrónica para que puedan obtener la representación impresa, ya cumplieron con la obligación de la entrega.
Y con estas bases legales, podemos concluir que:
- Ni la ley laboral, ni las disposiciones fiscales obligan a entregar los recibos de nómina impresos en papel.
- Los recibos electrónicos son igualmente válidos que los impresos, aunque estos no estén firmados por los trabajadores.
- Se cumplen ambas normativas al expedir CFDI y enviarlos usando aplicaciones web, direcciones de correo electrónico o cualquier otra forma de envío de manera electrónica.
Espero que ahora sí hayan quedado resueltas todas las dudas respecto al formato de entrega de los recibos de nómina.
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¡Hasta la próxima!
