Finalmente, a versão 3.3 do CFDI foi descontinuada para recibos de folha de pagamento e agora somente a versão 4.0 do CFDI deve (e pode) ser usada.
Essa mudança de versão, que adicionou alguns campos ao CFDI e aplica novas regras de validação de dados, traz consigo algumas limitações que não tínhamos na versão anterior.
Há três informações a serem capturadas em todos os CFDIs que devem ser idênticas à forma como o SAT os registrou: o código RFC, o nome do trabalhador e o código postal do endereço que foi declarado à autoridade.
Para ter os dados corretos, é essencial ter um documento oficial que os contenha para poder inseri-los corretamente no sistema de carimbo da folha de pagamento, caso contrário, o recibo da folha de pagamento não poderá ser emitido com as seguintes consequências:
- Despesas de folha de pagamento não dedutíveis para o empregador (art. 27, seção III, da LISR).
- Multa fiscal por não emitir ou entregar o recibo fiscal para pagamentos de folha de pagamento (LISR art. 99, seção III; CFF arts. 29, 29-A, 83, seção VII e 84, seção IV).
- Eliminação da possibilidade de não fornecer recibo em papel para fins trabalhistas (último parágrafo do art. 101 da LFT).
- Multa trabalhista por não fornecer ao trabalhador o recibo com a discriminação dos dias trabalhados e dos salários recebidos no período (LFT art. 132, seção VII; 994, seção III).
A versão 4.0 do CFDI entrou em vigor em 1º de janeiro de 2022 e, desde então, sabe-se da necessidade de obter os dados corretos dos trabalhadores validados com aqueles que a autoridade possui em seu banco de dados, mas ainda pode haver empresas que, por qualquer motivo, ainda não obtiveram esses dados (o SAT estimou que, em 15 de junho de 2023, apenas 71,47% das folhas de pagamento do CFDI já haviam sido feitas na versão 4.0, os outros 28,53% ainda estavam sendo emitidos na versão 3.3 https://twitter.com/SATMX/status/1673366146601619457).
Se você ainda não obteve todos os dados dos funcionários para poder emitir a folha de pagamento do CFDI na versão 4.0, aqui estão algumas opções que estão em suas mãos para obter esses preciosos dados.
- Solicitar os detalhes dos trabalhadores que já possuem um código RFC.
De acordo com o formulário de processamento 320/CFF do Anexo 1 da Resolução de Impostos Diversos para o Ano Fiscal de 2023, publicado no D.O.F. em 28 de dezembro de 2022, é possível enviar uma solicitação para obter os detalhes de registro RFC de seus funcionários por meio do portal SAT, seção Mi Portal(https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/SATAuthenticator/AuthLogin/showLogin.action).
Selecione a opção Internet Services (Serviços de Internet), Service (Serviço) ou Request (Solicitação), Request (Solicitação) e um formulário será exibido.
Na seção Service Description, na guia Procedure, selecione a opção APPLICATION FOR EMPLOYEES' DATA; em Addressed to: Serviço de Administração Tributária, em Assunto: Solicitação de dados RFC; Descrição: Solicitação de dados RFC de trabalhadores e, por fim, deverá anexar um arquivo com extensão .zip, contendo um arquivo em formato .txt no qual, em uma única coluna, envie o RFC para 13 posições (sem hífens ou espaços em branco. A coluna não deve conter títulos ou cabeçalhos, nem ter linhas ou registros vazios) de todos os trabalhadores que você deseja obter os dados completos para emitir os CFDIs da folha de pagamento.
O SAT lhe responderá em até 10 dias úteis e você obterá as informações necessárias para carimbar seus contracheques.
- 2) Registre os trabalhadores que ainda não têm um código RFC.
Se você não tiver o código RFC do funcionário, poderá realizar esse outro procedimento para solicitar o registro no RFC dos funcionários, seguindo as instruções contidas na folha de procedimentos 40/CFF do Anexo 1 da Resolução de Impostos Diversos para o Ano Fiscal de 2023, publicada no D.O.F. em 28 de dezembro de 2022, onde é indicado que você deve entrar no site do SAT e, em seguida, na plataforma Mi Portal(https://sat.gob.mx/aplicacion/operacion/66288/consulta-tus-aclaraciones-como-contribuyente).
Uma vez na plataforma, selecione a opção Serviços de Internet, depois Serviço ou solicitações e, finalmente, Solicitação e aparecerá um formulário que deverá ser preenchido da seguinte forma: na seção Descrição do serviço, na guia Procedimento, selecione a opção INSC_ASALARIADO; em Dirigido a: Serviço de Administração Tributária, em Assunto: Solicito o registro de trabalhadores na RFC; Descrição: Solicito o registro de trabalhadores na RFC.
Em seguida, você deve carregar um arquivo com extensão TXT, que deve atender às seguintes características:
- Nomeie o arquivo como RFC ddmmaaaaaa_consecutive, onde:
- A RFC refere-se ao código RFC do empregador, pessoa física ou jurídica.
- ddmmyyyy significa: dia (dd), mês (mm) e ano (yyyy) da data de geração do arquivo.
- Consecutivo: número consecutivo do arquivo em dois dígitos.
Por exemplo: XAXX01010101AAA07072012_01
- Não há tabuladores.
- Ele deve ser tratado apenas com letras maiúsculas.
- As informações no arquivo devem conter os 8 campos a seguir, delimitados por tubos "|" entre cada coluna:
- Primeira coluna. - Código CURP para 18 posições.
- Segunda coluna. - Primeiro sobrenome.
- Terceira coluna. - Segundo sobrenome (não obrigatório).
- Quarta coluna. - Nome(s).
- Quinta coluna. - Data de entrada no seguinte formato DD/MM/AAAA.
- Sexta coluna. - Marque o indicador de renda de acordo com os seguintes valores: (somente os valores 1, 2, 3, 4, 5 ou 6 podem ser valores 1, 2, 3, 4, 5 ou 6).
1. funcionários assalariados com renda superior a US$ 400.000,00.
2. Assalariados com renda menor ou igual a US$ 400.000,00.
3. Equiparável a salários com renda superior a US$ 400.000,00 e inferior a US$ 75.000.000,00.
4. Assalariados com renda menor ou igual a US$ 400.000,00.
5. Renda de atividades comerciais semelhantes a salários com renda superior a US$ 400.000,00.
6. Renda de atividades comerciais semelhantes a salários com renda menor ou igual a US$ 400.000,00.
- Sétima coluna. - Código RFC do empregador com 12 ou 13 dígitos, dependendo se corresponde a uma pessoa jurídica ou física.
- Oitava coluna. - Endereço de e-mail válido da pessoa assalariada.
- Nona coluna. - Número de telefone válido de 10 dígitos do funcionário.
- As colunas não devem conter títulos nem estar vazias, exceto a terceira coluna (somente se ela não tiver dados).
- As informações devem ser enviadas em arquivos de texto simples compactados em formato ZIP.
Após o envio dessa solicitação, o SAT indica que responderá no prazo máximo de 10 dias úteis e você terá os dados necessários para carimbar seus recibos de folha de pagamento com o CFDI versão 4.0.
Por fim, recomendo que você reforce seu procedimento de recrutamento e invariavelmente peça aos candidatos que forneçam um certificado de status fiscal atualizado (o que não é o mesmo que um certificado recente) ou uma folha de dados fiscais, para que você tenha os dados necessários para elaborar contratos de trabalho (código RFC) e emitir recibos de folha de pagamento (código RFC, nome e código postal).
Desejo a você muito sucesso na obtenção desses dados.
Até a próxima!
