Obtención del RFC de los trabajadores por parte del patrón

Finalmente se dejó de utilizar la versión 3.3 del CFDI para los recibos de nómina y ahora sólo se debe (y puede) usar la versión 4.0 del CFDI.

Este cambio de versión que agregó unos cuantos campos al CFDI y aplican nuevas reglas de validación de datos, trae consigo unas limitantes que no teníamos con la versión anterior.

Hay tres datos a capturar en todo CFDI que deben estar idénticos a como los tiene el SAT registrados, estos son: la clave del RFC, el nombre del trabajador y el código postal del domicilio que se le manifestó a la autoridad.

Para tener los datos correctos, es imprescindible tener un documento oficial que los contenga para poder capturarlos correctamente en el sistema de timbrado de nóminas, de otra forma no podrá emitirse el recibo de nómina con las consecuencias siguientes:

• Gasto por esa nómina no deducible para el patrón (LISR art. 27, fracc. III).
• Multa fiscal por no expedir ni entregar el comprobante fiscal por el pago de nóminas (LISR art. 99, fracc. III; CFF arts. 29, 29-A, 83, fracc. VII y 84, fracc. IV).
• Eliminación de la facilidad de no entregar recibo impreso en papel para efectos laborales (LFT art. 101 último párrafo).
• Multa laboral por no darle al trabajador el recibo con el desglose de días trabajados y salarios percibidos en el período (LFT art. 132, fracc. VII; 994, fracc. III).

La versión 4.0 del CFDI entró en vigor el 1 de enero de 2022 y desde entonces se sabía de la necesidad de obtener los datos correctos de los trabajadores validados con los que la autoridad tiene en su base de datos, pero posiblemente haya aún empresas que, por la razón que sea, aún no han conseguido esos datos (el SAT estimó que al 15 de junio de 2023, sólo un 71.47% de los CFDI de nóminas se hacían ya en la versión 4.0, el otro 28.53% aún se seguí emitiendo en la versión 3.3 https://twitter.com/SATMX/status/1673366146601619457).

Si aún no has obtenido la totalidad de los datos de los trabajadores para poder emitir los CFDI de nómina en la versión 4.0, aquí te dejo un par de opciones que está en tus manos realizar para obtener tan preciados datos.

1. Solicitar los datos de trabajadores que ya cuentan con clave del RFC.

Según la ficha de trámite 320/CFF del Anexo 1 de la Resolución Miscelánea Fiscal para el Ejercicio 2023, publicada en el D.O.F. del 28 de diciembre de 2022, puedes presentar una solicitud para obtener los datos de inscripción al RFC de tus trabajadores a través del portal del SAT, apartado Mi Portal (https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/SATAuthenticator/AuthLogin/showLogin.action).

Ahí selecciona la opción Servicios por Internet, luego Servicio o solicitud, finalmente Solicitud y aparecerá un formulario.

En el apartado Descripción del Servicio, en la pestaña Trámite selecciona la opción SOLICITUD DATOS TRABAJADORES; en Dirigido a: Servicio de Administración Tributaria, en Asunto: Solicitud de datos en el RFC; Descripción: Solicitud de datos de RFC de trabajadores, y finalmente debes adjuntar un archivo con extensión .zip, que contenga un archivo en formato .txt en el que en una sola columna envíes los RFC a 13 posiciones (sin guiones ni espacios en blanco. La columna no deberá contener títulos o encabezados, ni tener filas o registros vacíos) de todos los trabajadores que desees obtener los datos completos para poder emitir los CFDI de nómina.

El SAT te responderá en un plazo no mayor a 10 días hábiles y así obtendrás la información necesaria para poder timbrar tus nóminas.

• 2. Inscribir a los trabajadores que aún no cuentan con la clave del RFC.

Si no tienes la clave del RFC del trabajador, puedes realizar este otro trámite para solicitar la inscripción en el RFC de los trabajadores, siguiendo las indicaciones contenidas en la ficha de trámite 40/CFF del Anexo 1 de la Resolución Miscelánea Fiscal para el Ejercicio 2023, publicada en el D.O.F. del 28 de diciembre de 2022, en donde se indica que deberás entrar a la página del SAT y luego a la plataforma Mi Portal (https://sat.gob.mx/aplicacion/operacion/66288/consulta-tus-aclaraciones-como-contribuyente).

Estando dentro de dicha plataforma, selecciona la opción Servicios por Internet, luego Servicio o solicitudes, finalmente Solicitud y aparecerá un formulario que deberás requisitar de la siguiente manera: en el apartado Descripción del Servicio, en la pestaña Trámite selecciona la opción INSC_ASALARIADO; en Dirigido a: Servicio de Administración Tributaria, en Asunto: Solicito la inscripción de trabajadores en el RFC; Descripción: Solicito inscripción de trabajadores en el RFC.

Luego debes cargar un archivo con extensión TXT, mismo que debe cumplir con las siguientes características:
• Nombrar el archivo como RFC ddmmaaaa_consecutivo, donde:

– El RFC se refiere a la clave del RFC del patrón persona física o moral.

– ddmmaaaa significa: día (dd), mes (mm) y año (aaaa) de la fecha de generación del archivo.

– Consecutivo: número consecutivo del archivo en dos dígitos.

Por ejemplo: XAXX010101AAA07072012_01

• Sin tabuladores.

• Se deberá manejar únicamente en mayúsculas.

• La información del archivo deberá contener los siguientes 8 campos delimitados por pipes “|” entre cada columna:

– Primera columna. – Clave CURP a 18 posiciones.

– Segunda columna. – Primer apellido.

– Tercera columna. – Segundo apellido (no obligatorio).

– Cuarta columna. – Nombre(s).

– Quinta columna. – Fecha de ingreso en el siguiente formato DD/MM/AAAA.

– Sexta columna. – Marca del indicador de los ingresos de acuerdo a los valores siguientes: (únicamente pueden ser los valores 1, 2, 3, 4, 5 o 6).

1. Asalariados con ingresos mayores a $400,000.00.

2. Asalariados con ingresos menores o iguales a $400,000.00.

3. Asimilables a salarios con ingresos mayores a $400,000.00 y menores a $75,000,000.00.

4. Asimilables a salarios con ingresos menores o iguales a $400,000.00.

5. Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios con ingresos mayores a $400,000.00.

6. Ingresos por actividades empresariales asimilables a salarios con ingresos menores o iguales a $400,000.00.

– Séptima columna. – Clave del RFC del patrón a 12 o 13 posiciones, según corresponda Persona Moral o Persona Física.

– Octava columna. – Correo electrónico válido de la persona asalariada.

– Novena columna. – Número telefónico válido a diez dígitos de la persona asalariada.

• Las columnas no deberán contener títulos o estar vacías, excepto la tercera columna (sólo si no tiene dato).

• La información deberá enviarse en archivos de texto plano comprimido en formato ZIP.

Una vez enviado esta solicitud, el SAT indica que te responderá en un plazo máximo de 10 días hábiles y así podrás tener los datos necesarios para timbrar sus recibos de nómina con la versión 4.0 del CFDI.

Finalmente te recomiendo que fortalezcas tu procedimiento de contratación y solicites invariablemente a los candidatos la entrega de una constancia situación fiscal actualizada (que no es lo mismo que reciente) o de la cédula de datos fiscales, para que cuentes con los datos necesarios para la elaboración de los contratos laborales (clave del RFC) y la emisión de recibos de nóminas (clave del RFC, nombre y código postal).

Te deseo mucho éxito en la obtención de estos datos.

¡Hasta la próxima!