El pagar un salario, nómina, sueldo, quincena (o como lo queramos llamar) es la principal obligación que tienen las empresas/patrones ante sus trabajadores; no importa el tamaño de la empresa, es muy importante, crítico y preciso el pago de nómina, pero también lo es conocer los descuentos de la misma.
Debe ser una operación profesional y debemos asegurarnos que brinde tranquilidad no solo a los empleados sino también a los operativos, financieros y todo el equipo que participa en el cálculo de la misma, ya que esta obligación trasciende más allá de las puertas de nuestras empresas, implica el cumplimiento de obligaciones federales, estatales y de seguridad social.
Hoy, en México, la nómina considera obligaciones con el SAT, STPS, IMSS, Infonavit, gobiernos estatales (ISN , Impuesto sobre Nómina) y en algunos casos también FONACOT.
Por lo tanto, sin intentar ser tan reiterativos, el cálculo correcto, preciso y profesional de la nómina no sólo brinda tranquilidad a los trabajadores, sino a las empresas y a los responsables, ya que involucra el cumplimiento de leyes laborales, fiscales y temas administrativos y financieros.
La nómina tiene dos elementos clave: Las percepciones y las deducciones, pero ¿qué y cuáles son?
Sin duda todos recordamos ese momento en que pactamos o nos ofertan nuestro salario base o bruto y comenzamos a trabajar, la sorpresa es al momento de recibir nuestra primera quincena cuando vemos con asombro que ese monto pactado aparece, peeeeero tiene una serie de restas donde al final queda un monto libre a depositar inferior a lo que esperábamos.
Es una sorpresa para varios e inclusive algunos caen en reclamaciones. Por eso es importante entender a qué se deben esos descuentos de nómina y conocer si sus porcentajes son correctos.
En la parte positiva, encontraremos las percepciones:
- Salario
- Horas extra
- Vales de despensa
- Bonos (de puntualidad, idiomas, desempeño)
- Prima dominical
- Caja de ahorro
A partir de salario, los demás rubros de la lista anterior dependen de la empresa y funciones de los empleados.
En el siguiente enlace encontrarás la matriz del SAT con todas las percepciones y sus respectivos códigos para el recibo de nómina:
En cuanto a las deducciones, que son los famosos descuentos de nómina, tenemos:
- Impuesto sobre la renta (ISR)
- Pago al IMSS o cuotas obreras al Instituto Mexicano del Seguro Social
- Ausentismos
- Cuotas sindicales
- Descuentos de préstamos
- Fondo de ahorro
- Compra de acciones
- Entre otros
El fondo de ahorro, la compra de acciones y otras dependen de la empresa.
En la guía del SAT también se pueden consultar todas las deducciones:
Los descuentos de nómina y la ley
En el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo se estipulan los descuentos de nómina que se pueden hacer al trabajador, cualquier otro tipo de descuentos que no esté en la ley, está prohibido.
Por lo tanto, los motivos por los que podemos hacer descuentos de nómina son:
- El pago de deudas a la empresa. Ejemplo: Si nos pagaron de más, si nos pueden deducir ese dinero, sin que pueda ser mayor del treinta por ciento del excedente del salario mínimo.
- Pago de rentas a que se refiere el artículo 151. Este descuento no podrá exceder del diez por ciento del salario.
- Abonos al INFONAVIT.
- Cajas de ahorro.
- Pago de pensiones alimenticias en favor de acreedores alimentarios.
- Cuotas sindicales.
- Abonos para el Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT).
Es muy importante saber que algunas de estos descuentos de nómina, como la caja de ahorro, son voluntarias; por lo que se necesita autorización de los trabajadores para poderlas hacer.
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/125_310721.pdf
Debemos estar conscientes que, por disposición oficial, el patrón tiene la obligación de entregar comprobantes fiscales (CFDI) por el pago de los sueldos, salarios y asimilados en los que especifique tus ingresos, así como las retenciones de impuesto que aplique y otros conceptos de descuento.
Además, contamos con el visor del SAT de Comprobante de Nómina, una herramienta práctica donde podemos visualizar los comprobantes de nómina que te han expedido y son utilizados para precargar tu información en la declaración del ejercicio a presentar.
https://www.sat.gob.mx/declaracion/97720/visor-de-comprobantes-de-nomina-para-los-trabajadores
El cumplimiento de la nómina es equivalente a la precisión de un reloj, tiene diferentes elementos y normas (leyes) que cumplir.
A continuación, enumeramos las más importantes con sus respectivos apartados:
Ley del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
En el artículo 15, inciso I, establece la obligación de comunicar altas, bajas, así como modificaciones de salario, en un plazo de mayor a 5 días.
Artículo 15. Los patrones están obligados a:
Registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles.
https://www.imss.gob.mx/sites/all/statics/pdf/leyes/LSS.pdf
También indica la obligación de llevar los registros de nómina, en la que se deben reflejar el número exacto de días laborados y el salario percibido por los empleados.
Ley Federal del Trabajo (LFT)
Dentro del artículo 24 establece que las condiciones de trabajo deben hacerse constar por escrito cuando no existan contratos colectivos aplicables. Se harán dos ejemplares, por lo menos, de los cuales quedará uno en poder de cada parte.
Dentro de los contratos de trabajo se establece que deben contener relación de trabajo, lugar, duración de la jornada, formato y monto del salario, días de descanso, vacaciones y beneficiarios.
Esto significa que, debemos buscar tener una copia del contrato que estamos firmando, no es una práctica común y en muchas empresas se piensa como algo malo, sin embargo es la ley y debemos solicitar nuestra copia.
Por parte de la empresa debemos considerar que en el artículo 804 establece que:
El patrón tiene obligación de conservar y exhibir dichos contratos en caso de juicio, así como los comprobantes de pagos, vacaciones, aguinaldos y cualquier prima pagada al trabajador.
Se deben mantener durante el ejercicio en curso y hasta por un año, sin embargo, nosotros recomendamos mantener los expedientes por lo menos 5 años.
Para más detalles puedes consultar la Ley Federal del Trabajo actualizada a octubre de 2021
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/125_310721.pdf
Código Fiscal de la Federación
Establece que las autoridades fiscales pueden imponer sanciones por infracciones a las disposiciones fiscales y que se extinguen en el plazo de cinco años, a menos que el contribuyente no haya presentado su solicitud en el Registro Federal de Contribuyentes, lo cuál será de 10 años.
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/8_310721.pdf
¿Cuáles son las consecuencias de no dar de alta a tus empleados ante el IMSS?
En el CAPÍTULO II DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES de la Ley del Seguro Social establece en el artículo 304:
Cuando los patrones y demás sujetos obligados realicen actos u omisiones, que impliquen el incumplimiento del pago de los conceptos fiscales que establece el artículo 287, serán sancionados con multa del cuarenta al cien por ciento del concepto omitido.
Además, el Artículo 308 establece:
El delito de defraudación a los regímenes del seguro social, se sancionará con las siguientes penas:
- Con prisión de tres meses a dos años cuando el monto de lo defraudado no exceda de trece mil salarios mínimos diarios vigentes en la Ciudad de México.
- Prisión de dos a cinco años cuando el monto de lo defraudado exceda de trece mil salarios mínimos diarios vigentes en la Ciudad de México, pero no de diecinueve mil salarios mínimos diarios vigentes.
- Con prisión de cinco a nueve años, cuando el monto de lo defraudado fuere mayor de diecinueve mil salarios mínimos diarios vigentes en la Ciudad de México.
Es decir, si no damos de alta a un trabajador podríamos estar enfrentando penas que van desde tres meses hasta nueve años de prisión.
Importancia del CFDI y contar con PAC profesional
El CFDI es un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) que el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Ley de Impuesto Sobre la Renta (ISR) obligan a expedir a los contribuyentes por los ingresos o nómina que perciban o por las retenciones de impuestos que realicen y deben emitirse como documentos digitales.
El CFDI se debe entregar por ley.
La fundamentación se encuentra establecida en la Ley de ISR en el Artículo 99 fracción III:
“Expedir y entregar comprobantes fiscales a las personas que reciban pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los cuales podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132 fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal de Trabajo”
¿El recibo de nómina debe o no estar firmado? ¿Es válido si sólo es digital?
La respuesta es sí, aún cuando carezcan de la firma del trabajador, el CFDI debe contar con el con sello digital generado por el SAT, el cual correspondiente a la cadena de caracteres que permite autentificar la operación realizada.
Tienen valor probatorio en el juicio laboral, conforme al artículo 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, que señala que quienes hagan pagos por salarios y, en general, por la prestación de un servicio personal subordinado, deberán expedir y entregar comprobantes fiscales en la fecha en que se realice la erogación correspondiente.
Los que podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de los numerales 132, fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal del Trabajo.
Impuesto Sobre Nóminas (ISN) y sus porcentajes
Los porcentajes del Impuesto Sobre Nóminas (ISN) van del 2% al 3% dependiente del estado de la República.
Es un impuesto estatal que grava la realización de pagos por concepto de remuneración a los trabajadores a cargo de una persona moral o física, autónomo. Es decir, el ISN es una cuota estatal que se abona al realizar transacciones en las relaciones laborales de la empresa.
El Impuesto Sobre Nóminas (ISN) es el gravamen local con mayor peso en México, pues en 2016, por ejemplo, éste representó en promedio el 64.94% de los ingresos tributarios de los estados y su omisión o incumplimiento puede generar al patrón sanciones o multas.
El profesionalismo es crítico para poder estar tranquilos
El cálculo de la nómina es un proceso que requiere atención y aunque lo deleguemos es importante asegurarse de su cumplimiento.
Hoy existen muchas opciones para apoyarnos, desde cálculos de Excel hasta softwares certificados.
Es importante revisar a detalle antes de tomar una decisión y asesorarnos con profesionales, ya que la falta de precisión pudiera llevar a multas, e inclusive cárcel, si omitimos procesos clave que parecieran básicos como el alta de empleados.
[…] Este crédito se contrata por medio de la institución financiera que tiene abierta la cuenta del trabajador o empleado, por lo que los pagos se descuentan directa y automáticamente de su sueldo. […]
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