La maquila de nómina es una práctica que durante los últimos años se ha puesto de moda en México y esto se relaciona principalmente a los cambios que ha habido en la regulación y específicamente a la abolición del outsourcing.
Otro aspecto importante a considerar es la complejidad que conlleva el gestionar nóminas. De hecho, es una de las tareas más complejas para las empresas.
Por ello, la maquila y la administración de nómina suponen un servicio de gran valor agregado para facilitarle a las compañías sus operaciones.
Por ello, hoy vamos a conocer qué es la maquila de nómina, para qué sirve y qué ventajas podría ofrecerle a tu empresa.
Además, te daremos algunos criterios a contemplar al momento de elegir un proveedor.
¿Es para tu negocio esta clase de servicio? Descúbrelo a continuación.
¿Qué significa maquila de nómina?
La maquila de nómina es un servicio mediante el cual una organización realiza a nombre de una empresa que lo contrata, el cálculo de la nómina de sus empleados entre otros aspectos fiscales.
La maquila de nómina puede incluir:
- Dar de alta y de baja trabajadores ante el Instituto Mexicano del Seguro Socia (lMSS).
- El calculo de sueldos y salarios.
- Gestión de impuestos.
- Obligaciones patronales y las diferentes prestaciones marcadas por la ley, como lo son el seguro social, aguinaldo, vacaciones o prima vacacional.
- Gestión de prestaciones específicas que otorgue cada empresa.
- En el caso de Zentric, te garantiza no recibir multas por parte de la autoridad.
Sin embargo, todos los pagos son responsabilidad de la compañía que contrata el servicio.
De esta forma, se celebra entre la organización y el proveedor encargado de la maquila de nómina un contrato por servicios de gestión de nómina.
Eso sí, vale aclarar que la información pertenece en un 100% a la organización que contrata esta prestación.
Y en este punto seguramente te preguntas:
¿Es esto subcontratación? ¿Acaso no está prohibida en México?
A continuación te damos los detalles.
¿Cuál es la diferencia entre outsourcing y Maquila de Nómina?
¡Es un punto muy importante de diferenciar!
Maquila de nómina es un servicio y, como tal, es provisto por una empresa especializada.
En este sentido, la maquila de nómina se rige con base a lo que está permitido por las nuevas reformas a la Ley Federal del Trabajo.
El outsourcing o la subcontratación es muy diferente ya que el marco legal establece que la subcontratación es un proceso mediante el cual una organización transfiere la responsabilidad del patrón para gestionar ciertas tareas especializadas como lo es la gestión de nóminas.
En este caso, la compañía de outsourcing actúa como el patrón.
De acuerdo con la última reforma a la ley laboral, la subcontratación de personal está prohibida en México.
Es importante destacar que de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo – artículo 13 – describe:
“Se permite la subcontratación de servicios especializados”.
Resaltando que estos servicios no deben formar parte del objeto social, ni de la actividad económica preponderante de la empresa que los contrata.
Es algo que claramente se aplica a la maquila de nómina, en tanto se trata de un servicio especializado que no se relaciona a la actividad principal de una compañía.
Por el contrario, se desarrolla con base a uno de los procesos que no se consideran principales en el objeto social de la mayoría de las compañías en México.
De manera muy concreta, la diferencia es que en Maquila de nomina , la empresa sigue siendo el patrón responsable de los trabajadores, mientras que outsourcing significa la subcontratación o tercerización de trabajadores, actividad que esta penada por la ley.
¿Cuáles son las principales ventajas de maquila de nómina?
Existen tres principales ventajas:
Garantía Cero Multas
Con la póliza de garantía que ofrecen Zentric y Worky, blindas a tu empresa de recibir multas provenientes del SAT o del IMSS.
Ahorro
No necesitas tener una persona o equipo especializado, esto puede ser muy caro.
Especialmente para empresas que tienen menos de 100 empleados.
Aunado a contratar un equipo, existen diferentes costos asociados a la capacitación y entrenamiento que este personal requiere frecuentemente.
Es por eso que la maquila de nómina puede suponer ahorros importantes en multas y headcount.
Enfoque
Tener un equipo que gestione la nómina puede traducirse en tiempo y enfoque perdido.
Dirigir todos tus esfuerzos a lo que verdaderamente impacta a tu organización trae resultados extraordinarios.
Contratar un servicio de maquila significa que tendrás a un equipo especializado para realizar la nómina de tus colaboradores.
¿Cómo elegir un proveedor de maquila de nómina?
El proceso de selección de un especialista en la administración de nómina es una tarea compleja.
Lo más importante es que consideres que hay muchas opciones pero pocas que verdaderamente encajen con tus objetivos de negocio.
Toma en cuenta las necesidades y objetivos de tu empresa y asegúrate que el proveedor pueda hacer fit con las mismas.
Algunos de las características que debes de buscar para elegir un proveedor:
Confianza
Es importante investigar la reputación de tu proveedor. Pide referencias y asegúrate que le brinde servicios a empresas cuyos objetivos de negocio son similares a los tuyos.
Pregunta cómo ha sido su experiencia y si han tenido multas o pérdidas asociadas al servicio.
Experiencia
Es indispensable que este proveedor tenga muchos años realizando la labor de maquilador y amplio conocimiento en materia legal y fiscal.
Tecnología
En México existen miles de despachos y firmas contables con servicios de nómina.
La gran diferencia la produce la tecnología, es indispensable que esta firma cuenta con el desarrollo de tecnología que te ayude a reducir los errores con los sistemas adecuados, además de que hay aplicativos que suponen un valor agregado enorme ya que ademas del servicio de la gestión de nómina, te aportan un software de recursos humanos que te puede ayudar a reclutar, desarrollar y retener a tus empleados.
Garantía
Asegúrate que bajo contrato, este proveedor te dé la certeza de cubrir con las multas provenientes de errores que ellos pudieran generar.
¿Cuales son los principales beneficios de adoptar tecnología en el proceso de gestión de nómina y maquila?
Gracias a la tecnología, el personal de nómina y recursos humanos podrá adoptar mejores practicas en la reducción de tareas manuales y en la automatización de procesos distintos a la nómina.
Esto traerá beneficios enormes en la productividad y felicidad de tu plantilla, no solo en el área de Recursos Humanos sino en todos los niveles.
Aqui te dejamos algunos beneficios:
Mejor toma de decisiones
Una organización que no cuenta con la data suele estar desinformada y por ende tomará malas decisiones, lo que resultará en perdida de productividad y una gestión deficiente.
Con un sistema de Nómina y Recursos Humanos podrás automatizar procesos y registrar información específica sobre diversos temas que te permitiran tomar mejores decisiones.
Aunado a esto, te permitirá tener acceso a la información de cada colaborador en todo momento y desde cualquier lugar.
Beneficios para tus colaboradores.
Softwares como Worky, ofrecen a tus colaboradores un catalogo amplio de beneficios que últimamente tendrán un efecto positivo en su productividad y rentabilidad.
Existen diferentes tipos de beneficios, entre ellos descuentos en cine, restaurantes, gimnasios y otros establecimientos de entretenimiento.
Sin que tengas que hacer una inversión más grande, podrás ofrecer mejores beneficios y contarás con mayores herramientas para poder retener a tu personal a largo plazo.
Mejor Comunicación interna
Un Software de Recursos Humanos o un ERP de recursos humanos (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés) facilita, entre otras cosas, la revisión y registro de expedientes, además de ordenar la información para que sea utilizada de manera más eficiente, lo que beneficiará la comunicación interna.
Es decir, te ayudará a gestionar mejor la manera en que se relacionan tus colaboradores, gracias a las diversas facilidades que ofrece; por ejemplo, formar grupos de trabajo virtuales o acceder a información importante desde un teléfono celular o una plataforma en línea.
Seguridad
Así mismo, este software debe ofrecer seguridad, pues almacena información sensible. Zentric y Worky mantienen toda su información encriptada y bajo los protocolos de seguridad más ambiciosos en la industria.
En resumen, la Maquila de Nómina tiene grandes beneficios para las empresas y su contratación está permitida por la ley, mientras que el outsourcing no lo está.
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